Giao dịch công chứng là một hành động mà rất nhiều người hiện nay phải làm ít nhất một lần trong đời. Theo đó, các bạn sẽ cần đến những nơi công chứng để thực hiện công chứng hồ sơ giấy tờ. Tuy nhiên, nếu bạn chưa biết khái niệm về phòng công chứng và văn phòng công chứng, các bạn sẽ khó mà thực hiện công chứng giấy tờ hồ sơ nhanh chóng. Vì vậy, để thực hiện được điều này, mời các bạn theo dõi những thông tin đang có tại bài viết sau đây.
Văn phòng công chứng là gì?
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức công chứng bất kỳ thực hiện chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp và tính chính xác của hợp đồng hay giao dịch. Bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt phải được công chứng theo quy định của pháp luật hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Đồng thời, bản dịch được công chứng cũng không được vi phạm đạo đức xã hội.
Tổ chức hành nghề công chứng hiện nay bao gồm các phòng công chứng và những văn phòng thực hiện công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật công chứng được ban hành năm 2014 cùng với những văn bản quy phạm pháp luật công chứng khác có liên quan. Vì vậy có thể hiểu được, văn phòng thực hiện công chứng là tổ chức hành nghề công chứng, thực hiện các chức năng của tổ chức hành nghề công chứng.
Văn phòng thực hiện công chứng là một văn phòng đáp ứng được đặc điểm theo căn cứ điều 22 của Luật công chứng. Cụ thể, văn phòng phải có được hai công chứng viên hợp danh hoặc hơn hai công chứng viên hợp danh. Đồng thời, văn phòng không được có thành viên góp vốn. Ngoài ra, văn phòng phải sở hữu được địa chỉ cụ thể, có được nơi làm việc rõ ràng cho các công chứng viên cùng người lao động, người yêu cầu công chứng cùng nơi lưu trữ hồ sơ.
Thêm vào đó, văn phòng phải được đặt tên với cú pháp “văn phòng công chứng” cộng với cùng tên họ đầy đủ của trưởng văn phòng hoặc một công chứng viên hợp danh tại tổ chức được các công chứng viên hợp danh khác thỏa thuận. Mặt khác, văn phòng sẽ có được con dấu cùng tài khoản riêng biệt, được điều hành hoạt động theo quy tắc tự chủ về mặt tài chính với nguồn thu sẽ từ dịch vụ công chứng mà tổ chức cung cấp.
Vai trò và chức năng của văn phòng công chứng
Để hiểu rõ hơn về văn phòng này và giúp các bạn hình dung được nhiệm vụ chính của nó, các bạn hãy tham khảo những thông tin về vai trò và chứng năng chính của văn phòng này là gì qua những thông tin sau đây.
Vai trò của văn phòng thực hiện công chứng
Đầu tiên, nói đến vai trò của văn phòng thực hiện công chứng sẽ chính là vai trò đối với những bên tham gia vào việc công chứng. Theo đó, văn phòng sẽ giúp các bên thực hiện việc công chứng có thể thực hiện một cách nhanh chóng, tiện lợi nhưng vẫn sẽ tuân thủ đúng pháp luật. Từ đó, các bên tham gia công chứng đều được tối ưu quyền lợi và lợi ích một cách tốt nhất.
Tiếp đến, văn phòng thực hiện công chứng còn có một vai trò khá có ích đối với nhà nước. Theo đó, văn phòng này sẽ giúp nhà nước có thể giảm thiểu được gánh nặng công việc của các cơ quan tổ chức ban ngành liên quan đến việc công chứng. Ngoài ra, văn phòng này sẽ góp phần thúc đẩy, phát triển chủ nghĩa xã hội cùng nguồn lực của pháp lý đến toàn thể xã hội hiện nay.
Chức năng của văn phòng thực hiện công chứng
Về cơ bản, chức năng của văn phòng này chính là thực hiện xác thực cũng như chứng nhận tính chính xác, tính hợp pháp của những hợp đồng, văn bản giao dịch dân sự cùng những giấy tờ cần đến sự công chứng của pháp luật khác…
Bên cạnh đó, văn phòng thực hiện công chứng cùng những nhân viên công chứng là những người thực hiện chức năng đảm bảo sự an toàn cho những bạn tham gia ký kết hợp đồng cũng như thực hiện giao dịch qua hợp động.
Từ những chức năng của văn phòng thực hiện công chứng, xã hội có thể giảm thiểu cũng như phòng ngừa được các tranh chấp sẽ xảy ra khi ký kết hợp đồng. Đồng thời, những nơi công chứng cũng là nơi có thể bảo đảm được quyền và lợi ích của các bên tham gia ký kết hợp đồng giao dịch. Theo đó, nó sẽ góp phần bảo vệ hỗ trợ và xây dựng, phát triển nền kinh tế, xã hội của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa.
Quy tắc để được thành lập tổ chức hành nghề công chứng
Để được thành lập một tổ chức hành nghề công chứng, tổ chức đó phải chắc chắn đảm bảo được việc tuân thủ đầy đủ các quy định của Luật công chứng được ban hành năm 2014. Mặt khác, văn phòng công chứng này chỉ được thành lập tại những vị trí chưa có được điều kiện để phát triển nên một văn phòng thực hiện công chứng. Theo đó, đây sẽ là điểm có nền kinh tế, xã hội khó khăn đến đặc biệt khó khăn và hưởng các chính sách ưu đãi của Chính phủ.
Những điều cần thiết để đăng ký thành lập văn phòng công chứng
Khi đăng ký thành lập nên văn phòng thực hiện công chứng, các bạn cần phải sở hữu đầy đủ hồ sơ để đề nghị Chính phủ hay Ủy Ban Nhân Dân cấp tỉnh xem xét và quyết định có được thành lập hay không. Theo đó, một hồ sơ đề nghị để thành lập văn phòng thực hiện công chứng sẽ bao gồm những điều sau:
- Đơn đề nghị để tiến hành thành lập văn phòng thực hiện công chứng.
- Đề án thành lập nên một văn phòng thực hiện công chứng. Trong đó, các bạn sẽ cần phải tự nêu rõ nên sự cấp thiết thành lập của văn phòng cũng như các dự kiến mà các bạn đã chuẩn bị cho văn phòng như tên gọi, nhân sự tham gia, địa điểm trụ sở, các điều kiện vật chất khác…
- Bản sao quyết định được bổ nhiệm công chứng viên tham gia tổ chức thành lập nên văn phòng thực hiện công chứng.
Những bước thực hiện đăng ký thành lập văn phòng thực hiện công chứng
Đầu tiên, để thực hiện đăng ký thành lập nên văn phòng thực hiện công chứng, các bạn hãy thực hiện chuẩn bị những giấy tờ hồ sơ mà chúng tôi đã giới thiệu ở mục trên để có thể gửi đến được những cơ quan có thẩm quyền xem xét và phê duyệt.
Tiếp đến, các bạn sau khi nộp giấy tờ hồ sơ sẽ phải tiến hành chờ đợi 20 ngày để ủy ban nhân dân cấp tỉnh tiến hành đọc và xem xét cũng như quyết định có được thành lập văn phòng thực hiện công chứng. Mặt khác nếu như các bạn bị từ chối thành lập cũng sẽ nhận được văn bản thông báo nguyên nhân cụ thể.
Sau đó, khi các bạn đã nhận được giấy phép thành lập, trong khoảng thời gian 90 ngày kể từ ngày nhận được, các bạn phải đăng ký hoạt động cho văn phòng thực hiện công chứng tại Sở Tư pháp ở địa phương.
Khi đã nhận được giấy đăng ký, sau 10 ngày sau đó, các bạn phải thực hiện việc cung cấp thông tin nội dung đã đăng ký hoạt động của văn phòng thực hiện công chứng cho những cơ quan pháp luật có liên quan.
Sự khác nhau của văn phòng công chứng và phòng công chứng
Có thể thấy, từ sự khác biệt cơ bản giữa phòng và văn phòng thực hiện công chứng, sự khác biệt về nhiệm vụ và công việc giữa hai loại trên chỉ có thể nằm ở tên gọi, chủ sở hữu vốn và nguồn thành lập. Các bạn có thể phân biệt hai loại này như là một đơn vị sự nghiệp công lập và hai là công ty hợp danh.
Tuy nhiên, hai hình thức này đều sẽ có nhiệm vụ công chứng – chứng thực tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng kinh tế hay hợp đồng giao dịch… lại có quyền và nghĩa vụ tương tự nhau. Đặc biệt, giá trị pháp lý của cả hai loại văn bản công chứng của hai tổ chức này đều có giá trị như nhau. Vì vậy, có thể công chứng tại phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng, chỉ cần chọn nơi thuận tiện cho việc công chứng.
Qua bài viết trên, linkdangnhapm88 đã đưa ra những thông tin xoay quanh văn phòng công chứng cùng những thông tin liên quan. Theo đó, hy vọng các bạn đọc sau bài viết này có thể hiểu rõ hơn về văn phòng này và các hoạt động liên quan. Từ đó, các bạn có thể thoải mái thực hiện công chứng thông tin, giấy tờ trong lúc cần thiết.
